Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Thinkpaka UG (haftungsbeschränkt), Am Eiswurmlager 7, 01189 Dresden, vertreten durch Felix Bormann. Kontakt: .

2. Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG). Diese Erklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung im Rahmen unseres Dienstes „Letterghost".

3. Verarbeitungen im Einzelnen

3.1 Konto & Nutzung

Bei Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Zugangsdaten zur Bereitstellung des Kontos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

3.2 Zahlungsabwicklung

Zur Abo- und Guthabenabrechnung nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.). Es werden Zahlungs- und Rechnungsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.3 Absenderprofile (E-Mail-Konten)

Hinterlegte SMTP-/IMAP-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich zum Versand bzw. zur Antwort-Erkennung im Auftrag des Kunden verwendet.

3.4 Verarbeitung im Auftrag (Lead-/Empfängerdaten)

Die vom Kunden eingesetzten bzw. recherchierten Empfängerdaten (Firma, Ansprechpartner, Anschrift, ggf. E-Mail/Telefon) verarbeiten wir im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher hierfür ist der jeweilige Kunde. Quellen u. a.: Kunden-Upload (CSV), Google Places, öffentlich zugängliche Handelsregister-Bekanntmachungen.

3.5 Briefversand

Zur Produktion und Zustellung der Briefe übermitteln wir das Brief-PDF inkl. Empfängeradresse an unseren Versanddienstleister PIN AG / eBrief (api.ebrief.de). Rechtsgrundlage: Auftragsverhältnis.

3.6 Scan-/Klick-Tracking

Briefe enthalten einen individuellen QR-Code; bei Scan/Klick erfassen wir Zeitpunkt, anonymisierte IP-Adresse, User-Agent und leiten auf die Zielseite weiter. Zweck: Erfolgsmessung im Auftrag des Kunden. IP-Adressen werden anonymisiert gespeichert.

3.7 E-Mail-Nachfass & Antwort-Erkennung

Sofern aktiviert, versenden wir Nachfass-E-Mails über das Absenderprofil des Kunden (mit Abmeldelink) und erkennen Antworten über das verbundene IMAP-Postfach. Abgemeldete Adressen werden dauerhaft gesperrt.

3.8 Telegram-Benachrichtigung

Auf ausdrücklichen Wunsch (Opt-in) verknüpfen wir die Telegram-Chat-ID des Nutzers, um Benachrichtigungen über Reaktionen zu senden. Die Verknüpfung kann jederzeit getrennt werden; die Chat-ID wird dann gelöscht.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen u. a. folgende Dienstleister ein: Stripe, Google (Places), PIN AG/eBrief, Anthropic (KI-Texte), Telegram, Hosting-Anbieter — jeweils auf Grundlage von Auftragsverarbeitungs- bzw. Nutzungsverträgen.

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. Rechnungen 10 Jahre, GoBD/§147 AO). Tracking-/E-Mail-Daten werden nach den im Löschkonzept hinterlegten Fristen gelöscht oder anonymisiert.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Für im Auftrag verarbeitete Empfängerdaten wenden sich Betroffene an den jeweils verantwortlichen Kunden.

7. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen (Verschlüsselung sensibler Zugangsdaten, TLS-Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen).

Entwurf — vor produktivem Einsatz anwaltlich geprüft.